ניסוח נכון של מסמכים - כיצד כותבים משכנע?
התאמת המסר לקהל היעד, בחירת הפלטפורמה וכמובן התייעצות עם בעלי מקצוע - כל אלה הם שלבים קריטיים עבור ניסוח נכון של מסמכים.
רוצים לדעת איך עושים את זה ולמי פונים? הנה המדריך המלא
האופן שבו מנסחים סוגים שונים של מסמכים קובע מי יקרא אותם ומה הוא יחשוב. אם למשל רוצים להשתמש במסמכים על מנת לשכנע מישהו לעשות משהו, חשוב מאוד שזה יתבצע בצורה נכונה. השאלה היא כיצד הופכים את זה לשיטת עבודה ועם מי אפשר להתייעץ בכל מקרה של דילמה או התלבטות.
בשביל לכתוב משכנע אנחנו צריכים לדעת מה יש לנו להגיד. אף אחד לא יכול לשכנע מישהו אחר אם הוא בעצמו לא משתכנע, וזו משימה קשה יותר מכפי שנהוג לחשוב. לכן, השלב הראשון הוא להכין את שיעורי הבית ולהשתמש במסמך טיוטה.
כך תתאימו את המסר לקהל היעד
קודם כל, הדבר הכי חשוב שעליו כדאי להקפיד אם רוצים לכתוב משכנע זה להתאים את המסר לקהל היעד. המסר חייב להתאים לגיל של הקורא, למקום שממנו הוא מגיע, לתפיסת העולם שלו, למושגים או הביטויים שאותם הוא מכיר וכן הלאה.
אם קהל היעד לא יכול לקרוא או להבין את המסר, זה יהיה בלתי אפשרי לשכנע אותו. בשביל לכתוב משכנע, צריך אם כן לבחור את המילים הנכונות. אבל מה שקובע האם מילים נכונות או לא זה האם קהל היעד הבין אותן.
מה לגבי הפלטפורמה?
התאמה אחרת שצריך לבצע היא בין המסר לבין הפלטפורמה - או במילים אחרות, המקום שבו מפרסמים אותו. יש מטבע הדברים הבדל בין מסר שאותו מנסים להעביר דרך הפייסבוק, בעיתון, במסמך משפטי או בחוזה מסחרי. ככל שהמסר יתאים יותר למדיום או לפלטפורמה, כך הוא יעבור חלק וברור.
הפלטפורמה גם משפיעה על האופן שבו מנסחים את המסר ברמה הטכנית. בשביל לכתוב משכנע אתם צריכים לתמצת את הרעיון המרכזי, להציג אותו בתחילת הפסקה ואז לפתח אותו עם הסברים, דוגמאות, נימוקים והשוואות. אם המבנה הטכני של הכתיבה יהיה נכון ומובן, סביר להניח שגם המסר יהיה משכנע וקונקרטי.
לא לשכוח להתייעץ עם בעלי מקצוע
החדשות הטובות הן שכל אחד ואחת מאיתנו יכולים וצריכים להתייעץ עם בעלי מקצוע. בסופו של דבר, אין תחליף למעורבות של עורך דין שי סולטן אם רוצים לנסח מסמך משפטי - כי יש לו גם את הניסיון הנדרש וגם את המיומנות הטכנית.
התייעצות עם בעלי מקצוע עוזרת לנסח כל סוג של מסמך באופן שכבר הוכיח את עצמו. הניסיון הוא פקטור משמעותי אם רוצים לשכנע מישהו, כי כולנו פחות או יותר חושבים באותה צורה. אחרי שנתייעץ עם בעלי מקצוע, נדע טוב יותר לחדד את המסר וכמובן גם להעביר אותו.
